Protocole des Signatures chez BIRGER.

Chers Collaborateurs,

Dans le cadre de la digitalisation de nos procédures et afin de renforcer la conformité, la sécurité et la traçabilité de nos signatures, BIRGER. a déployé SignIT, une plateforme dédiée à la signature électronique.

C’est quoi SignIT ?

SignIT est une plateforme qui permet de signer les documents électroniquement, contribuant à simplifier et à accélérer les processus internes.

La solution offre notamment les avantages suivants :

Sécurité des documents : les documents signés électroniquement sont protégés contre toute modification. Une fois signés, ils ne peuvent pas être changés.

Accessibilité : le portail étant accessible à travers Internet par un navigateur web.

Confidentialité des données : SignIT repose sur une architecture Zero-Knowledge, conçue pour garantir un niveau élevé de sécurité et de confidentialité des données.

Règles importantes à respecter

Afin d’assurer une utilisation correcte et sécurisée de SignIT, nous vous invitons à prendre connaissance des règles suivantes :

• Accès au portail SignIT : L’accès est strictement réservé aux signataires autorisés et aux personnes désignées.

• Documents pouvant être signés électroniquement: Uniquement les documents définis peuvent être signés sur SignIT.

  Il est toutefois important de noter que, selon la nature du document et les exigences légales ou réglementaires, certains documents ne peuvent être signés électroniquement et doivent continuer à faire l’objet d’une signature à encre.

  Pour tout document qui ne figure pas dans la liste des documents définis, veuillez contacter la Gérance afin d’obtenir la validation nécessaire.

• Format des documents : La signature électronique doit être appliquée uniquement aux documents au format PDF. Tout document signé sur SignIT dans un autre format que PDF ne sera pas considéré comme valide.

• Vérification de la signature : Après réception d’un document signé sur SignIT, il est important de vérifier l’intégrité de celui-ci à l’aide de Adobe Acrobat Reader.

  Cette vérification permet notamment de vous assurer que le document n’a pas été modifié après sa signature.

• Conservation des documents signés : Une copie de chaque document signé doit être sauvegardée localement afin d’assurer sa conservation et sa disponibilité pour référence ultérieure.

• Attention au statut « Completed » : Les documents dont le statut est « Completed » (Complété) seront périodiquement supprimés du portail.

Il est donc important de ne pas compter sur le portail SignIT comme espace d’archivage permanent et de sauvegarder localement les documents nécessaires.

À retenir

• Avant de traiter un document, assurez-vous qu’il est autorisé à être signé électroniquement, au format PDF et correctement signé. Après signature, pensez à vérifier son intégrité et à sauvegarder une copie localement.

• Adoptons les bonnes pratiques pour valider et sécuriser nos documents.

Cliquez ici pour compléter le module de formation dédié à SignIT, disponible sur PartnerIT.

Nous comptons sur votre collaboration pour assurer la conformité, la sécurité et la traçabilité de tous nos documents.

Cordialement,

La Gérance